文档管理电子文档管理系统(EDRM系统)EDRM可以帮助你省钱、时间、空间和资源,同时提高效率、精度和守法性EDRM为贵组织提供高回报使用行业数字举例
先看看用EDRM代替纸处理能存多少钱Gartner的研究显示 论文及其相关过程 浪费企业3%的收入包括文件、墨水和邮费, 以及存储费、人工费和错误费举例说,如果企业年收入为1 000万美元,你每年可以花30万美元支付纸相关费用。
EDRM可帮助您通过数据数字化和工作流程来减少或消除成本所有文档记录都存储在一个安全云基系统内,从任何设备或任何地方都可访问。也可以实现文档创建、分发、核准和归档过程自动化,节省时间和精力通过这样做,你可避免丢失、误置或破坏纸质文档和记录的风险,这可能导致罚款、处罚或诉讼
假设贵组织每月处理10,000份文件,使用纸张进程时,需要打印、复制、邮件、文件并存储文档按行业平均计算,打印拷贝成本约为每页0.13美元,邮递文件0.55美元,归档文件0.25美元,存储文件0.03美元加起来总费用为每月23 500美元或每年282 000美元。
使用EDRM取纸张进程时,只需扫描并上传文档到系统按行业平均计算,扫描成本约为每页0.05美元,存储成本为每页0.01美元加起来总费用为每月6 000美元或每年72 000美元。通过比较这两种假设,你可以看到EDRM可省下你每月17 500美元或每年210,000美元文件相关费用成本下降74%
第二,让我们看看用EDRM代替纸张进程能省多少时间论文处理过程缓慢低效,因为它们涉及人工归档、打乱纸张和通过文件柜或电子邮件链搜索信息这些步骤为企业增加最小值并造成时间浪费一些研究显示 执行官每年浪费六周查找丢失文件59%的中级管理者几乎天天因无障碍性而忽略重要信息15%经销商的纸张丢失 30%员工时间花在寻找遗失文件
EDRM可帮助优化时间管理,将所有文档和记录存储到关键字、元数据或全文可搜索的中心位置用户可快速查找并检索完成作业所需的信息,同时消除丢失文档的风险Laserfiche等EDRM技术也可以与工作流程自动化并发,减少管理批发和路由文档所花时间这就意味着像发票处理或合同签名等抽查过程可完全自动化,消除人工过程所存在的延时
说明时间浪费相关费用,让我们再次假设贵组织每月处理10 000份文件,平均每页10页使用纸张进程时平均需要5分钟文件归档,5分钟文件搜索,10分钟文件审批按每小时平均工资25美元计算, 人工成本约为每分钟0.21美元或每小时12.50美元加起来总费用为每月250 000美元或每年300万人工费
使用EDRM替代纸张处理程序时,只需平均每文档扫描1分钟,每文档搜索1分钟,每文档审批2分钟。
按每小时平均工资25美元计算, 人工成本约为每分钟0.21美元或每小时12.50美元加起来总费用每月5万美元或每年600 000美元人工费通过比较这两种假设,你可以看到EDRM可省下你每月20万或每年240万人工费成本下降80%
从这些例子中可以看到,EDRM通过节省文档和记录管理的资金和时间可为贵组织提供重要的ROI可还不止这些EDRM也可以帮助您保存空间和资源 减少物理存储需求精简工作流并消除错误提高工作效率精度并增强守法安全,确保文档和记录更新、备份并保护不受未经授权访问或修改
如果您有兴趣深入了解EDRM对贵组织有何帮助,请今天联系我们免费咨询并演示Laserfiche文档记录管理可帮助你将论文进程转换为数字解决方案
